Ứng dụng phần mềm Iwater online trong công tác quản lý khách hàng tại các Trạm cấp nước
Hiện nay, tuy nguồn tài nguyên nước bề mặt của Việt Nam tương đối dồi dào, nhưng đó không phải là nước sạch để dùng cho ăn uống, sinh hoạt vì nước ở sông, rạch, ao hồ đều đang bị ô nhiễm nặng, kể cả nước ngầm nhiều nơi hiện nay cũng đang trở nên ô nhiễm và thiếu do bị khai thác quá mức. Do đó, người dân rất cần được cung cấp nguồn nước sạch đầy đủ để sử dụng trong sinh hoạt hàng ngày, nhất là khu vực nông thôn với các hệ thống cấp nước quy mô nhỏ, địa bàn phục vụ rộng, dân cư thưa thớt đôi lúc chưa đáp ứng hết được nhu cầu của người dân.
Bên cạnh việc các Công ty cấp nước phục vụ cho người dân ở khu vực thành thị được đầu tư trang thiết bị tiên tiến, địa bàn cung cấp tập trung nên rất thuận lợi cho việc quản lý, khai thác và áp dụng các phần mềm công nghệ hiện đại vào công tác vận hành, khai thác và quản lý việc ghi – thu. Trong khi đó, số trạm cấp nước do Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp và Nước sạch nông thôn đang được giao quản lý là 18 trạm với tổng số khách hàng khoảng trên 23.800 hộ, chủ yếu là người dân ở nông thôn và đang thực hiện công việc ghi chỉ số đồng hồ và thu tiền khách hàng sử dụng nước hàng tháng bằng phương pháp thủ công nên đã gặp không ít khó khăn trong việc giám sát, quản lý công tác ghi, thu tiền nước nhân viên và khách hàng sử dụng nước ở nông thôn.
Đồng thời hiệu suất ghi, thu hiện nay tương đối thấp, trung bình mỗi nhân viên có thể phụ trách khoảng 700 khách hàng và tỷ lệ thu tiền sử dụng nước hàng tháng đạt khá thấp (bình quân chưa tới 90%); sai sót trong khi ghi chỉ số đồng hồ và nợ tồn đọng của khách hàng còn nhiều.
Hình ảnh khách hàng trên phần mềm
Sử dụng phần mềm trên thiết bị smartphone (HĐH Android) và phần mềm công nghệ vào công tác quản lý khách hàng tại các trạm cấp nước sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý giám sát và cải thiện công tác ghi - thu của nhân viên. Nhân viên khi đi ghi chỉ số có thể in ngay hóa đơn thu tiền hoặc thông báo gửi cho khách hàng mà không cần phải trở lại lần sau nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Đồng thời việc ứng dụng phần mềm có thể kiểm soát và quản lý được tiến độ thực hiện công tác ghi thu của nhân viên để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở nhân viên tích cực trong công việc được giao.
Quản lý được các đồng hồ sắp đến hạn kiểm định và đồng hồ bị mờ khó xem chỉ số. Áp dụng trước tiên đối với 08 trạm cấp sử dụng nguồn nước mặt và 03 trạm nước ngầm sau đó nhân rộng áp dụng đối với tất cả các trạm cấp nước do Trung tâm được giao quản lý cũng như các cấp nước ở nông thôn có điều kiện tương đồng do tư nhân đầu tư, khai thác.
Phần mềm quản lý khách hàng được đưa vào sử dụng thí điểm vào cuối năm 2021 tại trạm cấp nước Giồng Găng và Bình Thạnh sau đó tiếp tục áp dụng rộng rãi từ tháng 4 năm 2022 trên 11 trạm cấp nước trong tổng số 18 trạm do đơn vị quản lý, bước đầu đã mang lại kết quả tích cực, đúng với mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
Việc áp dụng chương trình phần mềm quản lý khách hàng vào công tác quản lý khai thác các trạm cấp nước đã mang lại hiệu quả khả quan, nâng cao hiệu suất công việc ghi-thu tiền nước của các nhân viên, nâng số khách hàng phụ trách bình quân lên khoảng 1.400 hộ/01 nhân viên (tăng gấp 02 lần so với trước khi áp dụng), trong đó có nhân viên thuộc hệ thống cấp nước tập trung xã Bình Thạnh, huyện Cao Lãnh phụ trách ghi- thu khoảng 2.800 hộ và kết quả công việc vẫn đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ. Số lượng nhân viên trực tiếp tham gia công tác ghi - thu tiền nước giảm khoảng 45% so với trước đây (chỉ còn 22 nhân viên phụ trách ghi-thu, trong khi trước đây đội ngũ nhân viên này là 40 người), số nhân viên dư ra sẽ được chuyển sang thực hiện các nhiệm vụ theo vị trí chuyên môn hóa khác.
Hiệu quả công việc thu tiền sử dụng nước của khách hàng được nâng lên rõ rệch, cụ thể hiện nay tỷ lệ thu bình quân đạt trên 95% (so với trước đây tỷ lệ này 90%). Giảm được chi phí trong công tác quản lý khai thác các trạm cấp nước và quản lý tốt hồ sơ của khách hàng theo hướng số hóa nhất là việc kiểm soát, theo dõi được các đồng hồ của khách hàng đang sử dụng sắp hết thời gian kiểm định để thay thế kịp thời. Giúp cho đơn vị theo dõi được tiến độ đi ghi - thu tiền nước của các nhân viên và kiểm soát được việc ghi chỉ số sử dụng nước trên đồng hồ được chính xác hơn, các đồng hồ nước trước đây chưa đúng chỉ số do nhiều nguyên nhân cũng được điều chỉnh về đúng với chỉ số thực.
Mặt khác, công tác thu hồi nợ cũ khó đòi của khách hàng cũng được cải thiện đáng kể, đạt tỷ lệ trung bình khoảng 10% trong khi trước đây khả năng thu hồi nợ cũ đạt tỷ lệ rất thấp, do khi áp dụng phần mềm quản lý khách hàng vào công tác ghi thu giúp nhân viên thực hiện công việc thuận lợi hơn nên có nhiều thời gian để đi thu vét nợ tồn đọng.
Qua thời gian triển khai ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng dùng nước đã góp phần tích cực vào công tác quản lý, theo dõi về các chỉ số tiền nước hàng tháng thể hiện trên đồng hồ nước tiêu thụ lắp đặt tại hộ dân sử dụng, giúp cho việc thu tiền được nhanh chóng và tiện lợi cho cả đơn vị quản lý nước sạch nông thôn lẫn hộ dân sử dụng nước.
Thái Phong – TT.DVNN&NSNT